Mit Cloud-Lösungen Kosten und Ressourcen sparen
In vielen Unternehmen läuft der Prozess, allen Beschäftigten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zukommen zu lassen, Monat für Monat noch immer aufwändig per Hand ab. Dokumente ausdrucken und kuvertieren, dann entweder frankieren und verschicken oder sortieren und persönlich verteilen – das alles kostet Zeit und Ressourcen. Dabei lässt sich dieser Vorgang einfach, schnell und kostensparend digitalisieren. Zum Beispiel mit der cloudbasierten Anwendung „Arbeitnehmer online“ der Datev, die bereits von vielen unserer Mandanten verwendet wird und auch im LBV Unternehmensverbund zum Einsatz kommt.
Mit „Arbeitnehmer online“ können Sie Gehaltsdokumente auf digitalem Weg an Ihre Belegschaft verteilen. Nachdem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfolgt sind, stehen die Dokumente automatisch in der Datev-Cloud für Ihre Mitarbeiter zum Abruf bereit. Für einen bestmöglichen Schutz der vertraulichen Daten erfolgt die Anmeldung nach dem Prinzip der Zwei-Faktor-Authentisierung: Um auf ihr Konto in „Arbeitnehmer online“ zugreifen zu können, müssen Ihre Mitarbeiter neben einer bei der Registrierung hinterlegten E-Mail-Adresse und ihrem jeweiligen persönlichem Passwort zusätzlich einen Zahlencode eingeben, den eine sogenannte Authenticator App generiert. Authenticator Apps werden von mehreren Anbietern, darunter Google und Microsoft, kostenlos in App-Stores angeboten und können auf Smartphones, Tablets und PCs installiert werden.
Bei einer Umstellung auf papierlose Lohnabrechnungen müssen nicht sämtliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen gleichzeitig umgestellt werden, wenn zum Beispiel in Einzelfällen Mitarbeiter nicht über die technischen Zugangsvoraussetzungen verfügen oder noch nicht sofort am elektronischen Übermittlungsverfahren teilnehmen möchten.
Neben Lohn- und Gehaltsabrechnungen übermitteln Sie mit „Arbeitnehmer online“ auch Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen papierlos und digital. Ihre Mitarbeiter werden per E-Mail informiert, wenn neue Dokumente für sie vorliegen. Die Unterlagen sind jederzeit abrufbar und können heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Die im jeweiligen Account bereitgestellten Lohndokumente werden so lange aufbewahrt, wie der Account besteht.
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